iPaaSとRPAの導入で経理BPOサービスの正確性・生産性向上を実現し、提案の幅も拡大

経理BPOと会計の専門性で企業成長を支える合同会社カズミル

弊社は、公認会計士を中心とした専門家チームが、会計・財務の専門性を活かして企業の成長を支援するコンサルティング会社です。freeeなどのクラウド会計を活用した経理業務の最適化や業務設計を強みとしており、経理フローの構築から月次決算、予算管理、資金繰りの可視化まで、企業の管理体制をクライアント様と共に設計・運用しています。
また、ベンチャー企業やIPO準備企業に対しては、IPOプロジェクト管理、開示書類作成支援、内部統制の構築など、上場までのプロセス全体をサポートしています。上場企業向けにも、決算支援・開示支援といった高度な会計サービスを提供しています。

さらに、多くの企業が取締役会等への報告資料の基礎となる会計数値の入力不足や、人手不足により日々の実務が回らないという課題に直面しています。こうしたニーズに応える形で、弊社では専門知識を活かして業務フローの構築から改善までを一貫して支援する経理向けのBPO事業も展開。クライアント様の中に入り込むような近い立場で、日々の経理業務の運用をサポートしています。

白石様：経理BPO部門ではクライアント様の経理業務の代行を行いますが、単なる記帳業務ではありません。まずは現状フローの課題をヒアリングし、全体最適が図れるよう業務フローを再構築するところから取り組みます。そのうえで、効率化したフローに沿って日々の作業を弊社側で実施しており、業務設計や改善も含めて、経理部門の一員として業務を担っています。
具体的には、会計処理の検討やIPO支援などは公認会計士が中心となり、その前段となる経理実務の業務改善はBPOチームが担当しています。導入時には現状のフローを詳細に分析し、統制を効かせつつ不要な業務や削減できる作業を整理します。そして、自社で残すべき業務と弊社へアウトソーシングする業務を整理し、運用を開始します。

業務漏れ・ミスのリスク低減と生産性向上が大きな課題に

白石様：多くの企業様が「業務の属人化」という課題を抱えており、BPOとしてそれらを標準化する必要がありました。しかし、昨今の採用難を背景に、標準化のすべてを人の手で行うのは現実的ではありません。自動化できる部分はロボットに任せ、人のリソースをより付加価値の高い業務へシフトさせることが不可欠だと感じていました。

具体的には、判断を伴わない定型作業の自動化です。例えば会計ソフトの操作中、添付資料の読み込み待ちなどで作業が中断される時間は、積み重なると大きなロスになります。こうした手動作業を極力減らし、生産性を高めたいと考えていました。

また、作業漏れや人的ミスのリスクも課題でした。日常的なリマインド作業は、手動だとタイミングがバラバラになりやすく、漏れが発生しがちです。さらに、請求書をメールで受け取る運用では、メールを開封しただけで「処理済み」と誤認してしまうリスクもあり、これらをシステムで統制したいという思いがありました。

当時は社内に自動化ツールの専門知識を持つ社員がいなかったため、「誰でも扱いやすく、現場の担当者が自分の業務を自ら自動化できるツール」を求めていました。

業務効率化と品質向上を両立させるために iPaaSとRPAを導入

白石様：RPAツールは以前にも検討したことがありましたが、当時はまだ事業規模が小さく、導入には至りませんでした。その後、少しずつ規模が拡大してきたこともあり、業務量が増える前に効率化を進めたいと考えるようになり、あらためてRPAの導入を検討し始めました。

展示会に参加し、RPAを含めてBPOサービスの品質向上や業務効率化につながる良いツールがないかを探していたところ、RPAツール「RoboTANGO」に出会いました。RPAツールは数社ほど比較しましたが、その中でRoboTANGOは使いやすさ、画像認識でロボットを作りやすい点、そして費用面のリーズナブルさが決め手になりました。また、フローティングライセンスで費用を抑えられることや、実運用での使い勝手の良さにもメリットを感じました。社内のメンバーも利用できる環境にしたいと考えていたため、フローティングライセンスは特に魅力的でした。さらに、自分たちで業務設計を進めていく中で、「RPAであれば自分たちでもフローの自動化が実現できるのではないか」と感じたことも、導入を後押ししました。

JENKAを導入したのは、私たちが実現したい業務フローを考えたときに、RPAだけでは不足する部分があると感じたためです。スターティアレイズの担当者様に相談したところ、iPaaSの「JENKA」を紹介していただき、RoboTANGOと組み合わせることで拡張性が高まり、対応できる業務の幅が広がると提案いただきました。ご提案いただいたコスト感であれば十分に投資対効果が得られると考え、JENKAもあわせて導入しました。

弊社ではリモート中心で業務を行っているため、リモート環境でも耐えうる仕組みづくりを重視しています。例えば、RPAの起動をJENKA経由で行えば、RPA用PCを立ち上げたままにしておくだけで、どこからでもJENKAを通してロボットを実行できます。こうした運用は私たちの業務形態に非常にマッチしており、RoboTANGOとJENKAの組み合わせは大きなメリットになっています。

iPaaSとRPAを経理向けBPOサービスに活用し、人による作業時間を半減することに成功

JENKAとRoboTANGOは経理向けBPOサービスで活用しています。

RPAとiPaaS活用で提案力が向上し、自社・クライアント双方が効率化

白石様：クライアント様への提案の幅が広がったことが最大の収穫です。「この工程にRPAを組み込めば、さらに効率化できます」と、より踏み込んだ提案が可能になりました。 以前は、処理漏れを防ぐためにクライアント様に「提出資料一覧」を作成してもらうなど、双方に負担がかかる運用をせざるを得ない面がありました。しかし、JENKAでメール受信を自動一覧化できるようになったことで、網羅性を保ちつつ、クライアント様の負担も大幅に軽減できています。

小坂様：特に工数がかかっていた請求処理領域で、目に見える削減効果が出たことは大きな自信になりました。RoboTANGOは初心者でも取り組みやすいため、現場主導で改善が進んでいることも成果の一つだと感じています。

小坂様：現状は、判断のいらない作業をRPAに置き換えながら、横展開も踏まえて高付加価値の業務に専念できる環境をつくることを大きな目標としています。特に請求書業務の自動化については、送られてくるPDFを手動で処理しているケースもあり、今後はAI-OCRの導入も検討することで請求書の内容読取りまで自動化できれば、さらに担当者の作業を減らせると考えています。今後も、対応できる業務の幅を広げていきたいと思っています。

白石様：小坂が話していた内容とも重なりますが、今後は使えるツールがどんどん変化していくと思っています。その中で、RPAだけでなくAIも活用し、両者を組み合わせることで、より多くの業務を人の手を介さずに進められるようにしていきたいと考えています。

BPO業務の最適化を進めたい企業におすすめしたいRPA×iPaaS

白石様：これまでより業務の幅が広がったことは私たちにとって大きなメリットだったと感じています。単にRPAやiPaaSで作業を効率化するだけでなく、こういったツールがあることで最適なフロー自体が変わってくるという視点が得られました。業務においてどのようなフローが最適なのかを、RPAやiPaaSを前提に考えられるようになり、視点が広がったことが良かった点だと思っています。

小坂様：RPAやiPaaSを導入したことで時間削減の面でも大きな価値があると感じています。また、RoboTANGOについては、知識がない状態から使い始めましたが、画像の切り取りや録画による操作の組み立てができるため、スムーズに導入しやすい点が魅力ですね。他のツールと比べても扱いやすく、初心者でも取り組みやすいという意味でおすすめできるツールだと思います。

―ご協力いただきまして、誠にありがとうございました。