iPaaS導入で、Box内での受注案件ごとのフォルダ作成や竣工後のフォルダ移動を自動化！社内のDX推進に貢献

1.案件受注後のフォルダ作成

先月分の受注案件をシステムからCSV形式で出力し、Boxに保存すると、JENKAがCSVを読み取り、支社ごとのフォルダ配下に「新築工事」「リノベーション工事」「細かい工事」といったフォルダを案件に沿った雛型フォルダから複製し、自動作成する仕組みを採用しています。

支社ごとに案件の種類のフォルダがあり、その配下に案件名のフォルダを作成するのですが、BoxをブラウザではなくJENKAのようなiPaaSから操作する場合、各フォルダに割り当てられた「フォルダID」を利用する必要があります。
そのため、フォルダの振り分けを可能とするために必要なフォルダIDのテーブルをExcelで作成し、Microsoft
OneDrive内に格納しています。JENKAがCSVデータとExcel内のテーブルを比較して、フォルダ内に適切な案件名のフォルダが作成されるフローをスターティアレイズさんのご協力のもと作成しました。

作業は月初めの特定の日に自動実行され、また、完了後はMicrosoft Teamsで通知するようにしています。

以前はRoboTANGOを活用し、夜間にスケジューラーを使ってフォルダ作成を実行していましたが、Webブラウザでの操作に難があり、朝に「処理が止まって終わってない」、「別のフォルダの操作をしていた」などにより、結局人がフォルダ作成作業を補うことがありました。
リカバリーには、RoboTANGOの処理と手作業で4～5時間かかることもありました。その際はRoboTANGOの作業もエラーがないか監視しながらになるので、手作業はしていないものの、人員の工数も発生していました。

現在では、JENKAが夜間にフォルダ作成を自動で行い、正常に完了しています。JENKAによるフォルダ作成そのものには3時間ほどかかる場合もありますが、人が行う確認作業は30分以内に抑えられており、受注案件のフォルダを短時間で作成できるようになりました。

また、フォルダ作成後にはRoboTANGOを活用して、「雛型のフォルダには入れられない支社ごとに異なるファイルの格納」や、「Excelへの案件情報の記入」などのデスクトップ作業を自動化しています。
JENKAがWebベースの自動化に優れている一方、デスクトップ作業はRoboTANGOの得意分野であるため、両ツールの強みを組み合わせることで、Webとデスクトップの両方で業務効率化を実現しています。

2.竣工後の案件フォルダの移動

竣工から一定期間が経過した案件を、毎月1回、CSVをもとに一斉移動する作業をJENKAで自動化しました。
以前は、各支社で管理していた担当者が気づいたタイミングで手動でフォルダを移動させる運用を行っており、受注フォルダ内に案件フォルダを置いておく期間が不定期でした。また、進行中の案件フォルダと、竣工後で触れることのない案件フォルダが混在し、フォルダ構成が煩雑になっていました。さらに、実際には発生していないものの、マウス操作ひとつで誤って別のフォルダに移動してしまうリスクも抱えている状況でした。
そのため、JENKAで完了案件を支社ごとの完了フォルダに移動させる運用に変更しました。

フォルダは、作成時点ではほぼ空の状態ですが、その後、画像データや設計図などを格納することで特大サイズになることが多く、特に大規模な案件では10万ファイルを超えるケースもあります。
過去の案件フォルダの移動作業は、人手では現実的ではなく、JENKAを活用することで実現できた作業です。

現在は、最新の竣工データが記載されたCSVをBoxにアップロードし、それをトリガーにJENKAがフォルダ移動を自動で実行しています。こちらも完了後はMicrosoft Teamsで通知しています。

人が手作業で行う場合、竣工日との照合やフォルダの検索、移動作業に多大な時間がかかり、作業完了のタイミングが把握できない、また、移動後に作業所責任者に権限を付与していたため、その作業責任者に大量の通知メールが送られてしまうといった課題がありました。
権限の付与は、コマンドラインからAPIを利用することで、メール通知させずに実施することができるのですが、前述の手動でのフォルダ移動と併せて作業すると時間と手間とミスのリスクから現実的ではない状況でした。

JENKAを活用することで、これらの課題を解消し、効率的に作業を進められるようになりました。

現在、過去フォルダの移動作業はほぼ完了しており、累計で約100時間分の処理を自動化できました。今後は、竣工から一定期間経過した案件のみを定期的に移動する運用へと移行していく予定です。

サポートが親身に対応してくれるから安心。SaaSで定型業務がある方におすすめ

定型業務でSaaSを使った業務の自動化はJENKAの得意分野ですので、もしそういう業務があって、使った感覚が良ければぜひ検討してみてもいいのではないかと思います。
フローの作成についてはサポートが親身に対応してくれるため、不安なく進められると思います。コスト面からみても安価で操作性も優れていますので、ぜひ一度試してみることをおすすめします。