iPaaSとAI-OCR導入でBPO事業の作業工数とコストを大幅削減！さらに社内DXも実現

Hybrid BPOサービスによる自治体向けの給付金支援業務を運営するAMUSE株式会社

AMUSE株式会社は、お客様の事業成功を導くため「システム」と「人」を融合させたHybrid BPO（ハイブリッド・ビジネス・プロセス・アウトソーシング）という独自のサービスを提供しています。
東京本社をはじめとする全国7拠点とグループ会社2社を拠点に、イベントや国際大会の運営、スタッフ派遣など、幅広い事業を展開してまいりました。長年にわたり培ってきたホスピタリティ精神と経験豊富な人材は、多岐にわたる事業において、お客様の「運営」や「人材」に関する課題を解決します。多言語対応が可能なスタッフも在籍しており、国際的なイベントや多様な顧客ニーズにも柔軟に対応しています。

特に、自治体向けに数多くの給付金支援業務を通じて強化してきた弊社のBPO事業は、業務ノウハウと最新技術を融合させることで、さらなる進化を遂げました。多様な形式で届くデータを瞬時に電子化し、堅牢なデータベースへ自動連携する『OCR自動化とデータ連携』のノウハウを確立。これを基盤とした標準パッケージを提供することで、業務を大幅に効率化し、正確な業務遂行を確実にサポートします。また、お客様の業務フローに合わせた最適なツールとしてサービスも提供可能です。
コールセンター業務をはじめとする多岐にわたる事業において、単なる人材派遣にとどまらず、業務全体の効率化を実現するトータルサポートを提供することで、お客様の課題に真摯に向き合います。

これからも、Hybrid BPOによって最適な解決策をご提案し、お客様の事業を成功へと導いてまいります。

DX推進部は、自治体向けの取り組みを強化すると同時に、社内の業務効率化も進めていくために設置された部門です。そのため役割は大きく二つあり、一つ目は、自治体向けBPO案件に必要となるソリューション提供やシステム構築を担うこと。二つ目は、社内におけるDX推進です。社内DXにおいては、まず各部門でどのようなツールを利用しているのかをヒアリングし、そのうえで改善の提案を行い、承認が得られれば効率化や業務改善につながる仕組みづくりを進めています。
このように、DX推進部では「自治体案件へのソリューションとシステム構築」と「社内DXの推進」という二つの柱を軸に活動しています。
また、民間企業や社外パートナーへの販売展開を強化し、全国的な販売ネットワークの拡大も図っています。

自治体のBPO業務における審査滞留とそれによる残業時間の増加が課題だった

弊社では、多数の自治体における給付金支援業務の運営をしてまいりました。
近年はガバメントクラウドへの移行が求められており、この動きが行政DX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させる契機となっています。
このような背景の中、弊社は自治体様へ提案し、業務の効率化と住民サービスの向上を目的として、サイボウズ社が提供するクラウドサービス「kintone（キントーン）」を基盤としたシステム導入・活用する取り組みを実施しています。

もともと自治体向けの給付金支援業務では、申請は紙で受け付けており、従事者が直接書類をチェックシートに記入して確認するという運用を行っていました。しかし、紙による運用は、審査のために書類を人から人へ物理的に回す必要があり、どれだけ注意を払っても紛失のリスクが伴いました。そこで「紙ではなくデータで管理したほうが安全だ」という考えから、まずスキャンによるデータ化に切り替えました。以降、原本は保管し、実務はすべてデータ管理で進める体制に移行しました。

ですが、その後もまだまだ手間と工数がかかるということで課題が残りました。そこで、さらなる効率化を目指してAI-OCRサービスを導入し、必要な情報を自動で読み取ってkintoneにインポートする仕組みを取り入れました。

申請方法にはオンライン申請と郵送申請の2種類があり、オンライン申請であれば即時にkintoneへ取り込めるため、審査にすぐ着手できますが、一方で紙による郵送申請では、審査に至るまでの工程が多く、滞留が発生しやすい状況が続いていました。
自治体によっては「書類到着から2週間で審査・振込完了」といった短い期限が設けられており、大規模な自治体では100～200名規模の体制で対応するケースもありました。それでも、最初の2週間に申請が集中したことで残業が常態化し、従事者の疲弊を招きました。この影響により審査が滞り、結果としてクレームや支給遅延の発生にもつながりました。
このように、紙申請から始まりデータ化・AI-OCR・RPA導入と改善を重ねてきたものの、依然として人力を必要とする部分が多く、

といった課題が発生していました。

自治体向けBPO案件のスピードと効率化を両立する仕組みとしてAI-OCRとiPaaSを導入

弊社のシステムはkintoneを基盤としており、他社のAI-OCRサービスやRPAを活用しながら給付金業務に取り組んでいました。しかし、当時の仕組みではAI-OCRで紙書類のデータ化は自動化できていたものの、RPAによる処理はファイルアップロードの自動化にとどまり、大きな効率化にはつながっていませんでした。そのため、「より効率的な方法はないか」「より良い仕組みを取り入れられないか」と模索を続けていました。

そうした中で展示会やイベントにも参加し、業務に役立つソリューションを探していた際に出会ったのが、AI-OCRサービス「DX Suite」です。以前利用していたAI-OCRは、期間限定の自治体案件が多い弊社にとって、社内の申請ルールや権限管理の制約からスピード感を持って活用するのが難しい状況でした。その点、DX Suiteは読取精度の高さや仕分け機能を備えており、さらに業務や案件ごとにフォルダを分けて管理できる仕組みもありました。こうした点が弊社のニーズに合致し、最終的にスターティアレイズさんからDX Suiteを導入することにしました。

また、スターティアレイズさんと密に連携を取っていく中でご紹介いただいたのが、iPaaSサービス「JENKA」です。RPAによる部分的な自動化に限界を感じていた弊社にとって、JENKAは一連の業務フローをつなげ、より高度な自動化を実現できる仕組みとして大きな可能性を感じました。営業担当の方とやり取りを重ねる中で「これなら実現できる」と具体的なイメージが湧き、導入を決断しました。

JENKAのサービスを導入した際、スターティアレイズさんの導入支援プランを利用したのですが、その内容はとても心強いものでした。というのも、自治体案件は準備期間が1カ月から1カ月半と非常に短いため、手探りでツールを理解しながら構築していては間に合いません。その点、Zoomをつないで一緒に構築を進めてもらえる支援は大変ありがたく、理解と構築を同時に進めることができました。

また、自治体ごとに仕様が異なるため、毎回ワークフローを調整し、改善していく必要があります。そのため、随時適切な提案を受けたり、「どのコネクタをどう使えばよいか」を専門家に相談できたりするのは大きな安心材料でした。結果として、業務フローの改善と効率化を実現でき、導入支援には非常に満足しています。特に営業担当やテクニカル担当の方のサポートはレスポンスも早く、トライアンドエラーを繰り返しながら安心して進められました。そのため、今も導入支援を継続して利用しています。

他にも、JENKAにはヘルプセンターも用意されており、導入後も積極的に活用しています。新しい業務やこれまでと異なる使い方に取り組む際にも、問い合わせを通じてスムーズに対応できる点は魅力だと感じています。

iPaaSとAI-OCR導入で実現した社内DXと自治体向け給付金業務の自動化

JENKAとDX Suiteは社内DXの推進と自治体向けの給付金支援業務に活用しています。

多様な自治体要件に対応するデータ加工の仕組みと納期を守る安心感が強みに

そもそもAI-OCRで処理を行っても、すべての項目を完全に正しく抽出できるわけではありません。郵便番号や電話番号の修正、特定項目を読み取らない設定などはDX Suiteでも可能ですが、JENKAを組み合わせることで、さらに一歩踏み込んだデータ加工が可能になりました。

たとえば、申請日の表記を「2025/01/01」「2025-1-1」など自治体ごとの指定形式に統一したり、電話番号や郵便番号のハイフン有無を整えたり、住所を分割または結合して登録したりと、納品先である自治体の要望に柔軟に対応できるようになりました。OCRだけでは難しいフォーマットの違いも、JENKAによる加工で解決し、kintoneに登録する仕組みを構築しています。これにより、従来手入力で修正していた作業を自動化し、納品までの時間を大幅に短縮できました。

また、以前のように納期遅延や処理件数不足を指摘されることはなくなり、処理時間を削減して審査に充てられる時間を増やせるようになりました。自治体に安心していただける体制を整えられたことは、私たちにとって大きな成果であり、こうした実績は新たな自治体案件への参画時にも強みとしてアピールできると感じています。

さらに、給付金支援業務においては「受付のためのコールセンター」「支給対象を判断するための審査事務局」「それらを支えるシステム」という三つの体制が必要となります。AMUSEでは、これらをすべて自社で構築・運営できる点も大きな強みです。特にkintoneを用いることで、審査業務やコール履歴を一元管理し、効率的かつ確実な運用を実現しました。結果として、人材の提供だけでなくシステム面まで含めたトータル運営を任せていただけるようになり、自治体からの委託案件も増加しています。

この度の給付金支援事業で確立した成功モデルを、今後の行政支援事業の標準モデルとして横展開し、全国の自治体様へ貢献していきたいと考えています。
これまでのノウハウを活かした行政支援事業の拡大、および社内業務の効率化を図る社内DXの推進、新たな事業領域への展開を目指し、民間企業や社外パートナーへの販売展開を全社挙げて推進していきます。そのため、社内に「DX推進部」と「営業部」を新たに設立しました。
このように、私たちはHybrid BPOという独自のサービスにより、業務の開始から完了までをワンストップでご支援し、お客様の事業を成功へと導く、最適な解決策を提供してまいります。

kintoneやBox、DX Suiteを活用している企業には特にJENKAはおすすめ

「こういうことできないかな」と思っても、専門用語が出てきたり難しそうだと感じたりしていて、最初の一歩を踏み出せずに諦めてしまうことが多いと思います。ですが、実際には「これってできるのかな」と思ったことのほとんどは実現できます。

特にkintoneやBox、DX Suiteを使っている企業であれば、JENKAを組み合わせることで社内業務を効率化・自動化でき、間違いなくラクになります。「それなら便利そうだ」と思えるのであれば、一度試してみる価値は十分にあると思います。

―ご協力いただきまして、誠にありがとうございました。