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経理・人事総務部門

iPaaS「JENKA（ジェンカ）」の経理、人事総務などバックオフィス部門での活用シーン、ユースケースをご紹介します。
帳票データのリネームやダウンロード・アップロードの自動化や、テキストデータ化などJENKAを活用することでさまざまな業務フローの自動化を実現します。これにより、バックオフィスの日々の業務を効率化し、ヒューマンエラーを防止します。

請求書や注文書データを
フォルダに保存

取引先から送られてくる請求書の添付メールをJENKAがキャッチし、帳票データのリネームを自動で行い、クラウドストレージの指定フォルダに自動保存することで、毎月発生する数十から数百件の請求書処理を効率化します。
これにより、バックオフィス業務の工数削減を実現します。

メールで受け取った帳票データを
自動でテキストデータ化

メールで受け取った請求書や発注書の帳票をはじめ、業務日報や履歴書などの文書データを自動で検知し、AI-OCRが自動でテキストデータ化。その後、管理用シートやシステムに登録します。日次で数十件～数百件に及ぶ帳票データを自動でテキストデータ化することで、作業工数を大幅に削減し、入力時の漏れやミスを防止することが可能です。

FAXで受け取った発注書や注文書などを
自動でテキストデータ化

FAXで各店舗から本部宛てに送られてくる発注書や、顧客からの注文書をAI-OCRが自動でテキストデータ化します。
その後、データをExcelや管理システムに自動で取り込むことで、注文処理の効率化と入力ミスや漏れなどの人的ミスを削減します。
イベントシーズンでの作業の効率化にも最適です。

オンラインストレージにアップロードされたら
自動でデータをテキストデータ化し、通知

オンラインストレージに帳票データがアップロードされたら自動でAI-OCRが帳票データをテキストデータ化します。その後、担当者や関連グループにチャットで通知。オンラインストレージへアップされたかの確認作業が削減できます。また、テキスト化したデータを添付したり、保存した場所のリンクをつけて通知することも可能です。

該当の期間の発注・納品一覧リストを
営業担当に通知

各企業に納品する製品情報の納品一覧や、発注リストをkintoneやSalesforceのシステムから抽出し、営業担当へ週次で自動通知を行います。これにより、管理部門によるお知らせ業務の工数を削減。また、営業による発注・納品確認作業をスムーズに行い、管理部門側の誤発注や発注漏れを防止することが可能になります。

人事異動など人事情報のお知らせを
自動で通知

総務人事部門がオンラインストレージに人事関連情報のデータをアップしたら、JENKAがそれを検知し、データの保存先リンクと共にお知らせ情報をメールやチャットで社員に送信します。
これにより、社内に関する重要なお知らせ情報の通知の遅延や手間が削減され、スムーズな情報共有が実現します。

申請の承認情報を
関連部門に通知

経費精算システムで申請の承認が下りた後の、担当者の部署メンバー宛に承認メールを転送する作業を自動化できます。1件あたりの転送作業は短時間で済むものの、月間の申請件数が多いと都度特定の部署に転送する必要があるため、非常に手間がかかります。JENKAが作業を自動化することで、大幅に手間を削減することが可能です。